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営業職はパソコンができないときつい?必要なパソコンスキル

投稿日:2019年3月21日 更新日:

営業職を希望しているけれど、パソコンをうまく使いこなすことができない。使えることには使えるけれど、スムーズに操作できない。

こういった悩みを抱えている人は、少なくないようです。

それでは営業職はどんな場面でパソコンを使う必要があるのでしょうか。また必要なスキルをこれから身につけるには、どうすればいいのでしょうか。

お客様資料や提案にパソコンを使う

営業職がパソコンを使う場面の一つに、お客様へ提出する資料や提案ツール作成があります。お客様への挨拶状やお礼の手紙等は、パソコンではなく手書きするケースもありますが、その他ほとんどの資料等はパソコンを使って作成することが多いようです。

 パソコンを使って作成する資料としては、見積書が挙げられます。お客様が購入を検討している商品やサービスの金額を見積もって、提出する資料です。見積書には税込・税抜表記、割引適用価格等を記載することがあるので、計算機能のあるエクセルシートを使用する場合が多いようです。営業職の新人は、見積書のフォーマットを一から作成するケースは少ないといわれていますが、定型フォームの計算機能を理解して見積書を作成する必要があります。

 他にお客様へ提出する資料として、商品やサービスの提案書があります。商品の外見やサイズ、特徴を図や写真を使って説明したり、サービスを使用した時のフロー等を紹介したりする資料です。図形や写真、文字効果等を活用して資料を作り上げるので、パワーポイントを使う場合が多いようです。

またパワーポイントは、紙の資料を作成する場合にも使われますが、スクリーン等に映し出してスライドショーを行う場合にも活用されます。新商品やサービスを複数のお客様に対してプレゼンする場面では、パワーポイントを使用して作成したスライドショーがよく用いられているようです。紙媒体の資料は比較的作成レベルは優しいといわれていますが、アニメーションを伴うようなスライドショー作成の難易度は高いとされています。

 この他に企業によってはパソコンに、商品やサービスのシミュレーションができるソフトや、商品の在庫数をオンタイムで確認できる機能を入れているケースもあるようです。こういったソフトは企業独自のものなので、自分の力だけで使い方をマスターできないことがほとんどのようです。使い方はチューターや上司に教えてもらいましょう。

社内用書類や連絡にパソコンを使う

お客様に対する資料や提案ツールの他に、社内に提出する書類や社内・社外連絡にパソコンを使用するケースがあります。書類作成や連絡はパソコンを活用することで、大幅に時間短縮ができるため、多くの企業がパソコン利用を社内ルールとしているようです。

 社内に提出する資料の一つに、営業経費の精算書類が挙げられます。営業職は、ほかの職種に比べて外出や出張が多いといわれており、それらにかかった経費をパソコンを使ってまとめるケースがあります。例えばその月の移動費や接待費等が該当します。こういった費用をまとめる場合、エクセルシートや会社によっては独自の計算ソフトを活用することがあります。パソコンを使うことが苦手な人は、提出日直前にまとめて作成するよりも、空き時間にこまめに作成しておくといいかもしれません。

 また上司から、その月の売上データや顧客一覧、担当企業への訪問計画等をパソコンでまとめるよう依頼される場合もあります。このような場合は定型のフォーマットがないことが多く、一から自分で作成しなければならないこともあるでしょう。インターネット等を活用してフォーマット例を参考にしたり、日ごろから様々なデータをパソコンでまとめる練習をしたりしておくと、役に立つかもしれません。

 書類作成のためだけでなく、連絡ツールとしてパソコンを使用している企業も多く存在しています。ほとんどの企業は、社内やお客様との連絡にeメールを活用しています。eメールの他にも社員の不在確認や会議室予約に、パソコンを利用している企業も見受けられます。eメールの使用に関しては、宛先の使い分けや資料等の添付に注意が必要です。普段からeメールマナーに興味を持って学んでおき、困った場合にはチューターや上司に相談するといいでしょう。

営業職で必要なパソコンスキルの身に着け方

対お客様、社内と営業職がパソコンを使用する場面は、比較的多数あるといわれています。必要なパソコンスキルを身に着けるには、本を購入して独学で勉強したり、パソコンスクールに通ったりする方法が挙げられます。またチューターや上司に教えてもらったことは、メモ等で記録に残しておくと後から振り返ることができ、パソコンスキルの上達が早まるでしょう。

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